메일의 답장 속도로 업무 능력 전체를 판단한다
고작 메일 답장이라고 우습게 봐서는 안 된다. 하나를 보면 열을 안다.
고 ‘지금 할 수 있는 일은 바로 처리하는 습관의 유무가 메일 답장 하나에 여실히 드러난다. 메일 답장이 늦는 사람은 일 처리도 대부분 늦고 마감 시간도 잘 어기며 무슨 일이든 뒤로 미루는 습성이 있다.
집중력과 책임감이 강하고 중요한 일을 맡아 상대의 기분을 헤아리며 일하는 사람은 대체로 메일 답장도 빠르다. 이렇듯 메일 한 통으로그 사람의 업무 능력을 가늠할 수 있다. 메일을 받은 즉시 답장하는 습관 하나에도 해야 할 일을 뒤로 미루지 않는 자제력, 무슨 일이든 마감에 낙쳐서가 아니라 미리 해두는 자기 규율, 상대를 향한 경의와 배려등 업무 생산성과 관련된 모든 것이 드러나는 법이다.
"이 사람은 간결한 문서를 작성하여 커뮤니케이션을 할 수 있는가?"라는 항목이 있었다. 문장을 짧게 쓰는 기술은 이렇듯 일의 능력을 크게 좌우한다.
고객은 바쁜 와중에 많은 서류를 확인해야 하므로 긴 문장을 꼼꼼히 읽고 있을 시간이 없다. 메일이 길어지면 초점이 흐려져 그만큼 중요한 포인트를 놓치기 쉽다. 다른 사람이 작성한 제안서를 여러분이읽는다고 생각해보자. 100페이지나 되는, 장황한 문장이 빼곡한 제안서는 읽고 싶다는 생각조차 들지 않는다. 반면 한 페이지 정도로 짧지만 잘 정리되어 있고 포인트가 명확한 제안서는 읽힐 확률도 기억에남을 확률도 높다.
실제로 메일 한 통만 봐도 그 사람의 논리적 사고력과 설명 능력, 어휘력, 군더더기와 중복 표현을 없애면서도 핵심을 놓치지 않는 효과적인 커뮤니케이션 능력 같은 모든 업무 능력을 파악할 수 있다.
메모를 얕봐서는 안된가. 메모의 힘은 거의 모든 직종에서 통하므로 메모의 기본만 확실히 지켜도 절반은 성공한 것이다. 똑 부러지는메모를 팀과 공유하는 단순한 작업을 완벽하게 처리하기만 해도 대부분의 회사에서는 어느 정도 인정받을 수 있다. 메모 하나에도 일에 대한 자세 전반, 특히 ‘빈틈없는 철벽같은 주의력‘이 드러나고 있음을 명심하자.
물론 메모는 정리되어 있는 것이 가장 좋다. 하지만 무엇보다 핵심을 빠뜨리지 않고 정확히 메모하는 철저함‘이 있어야 진짜 업무 능력이 뛰어난 사람으로 인정받을 수 있다.
성공하는 인재들은 메모를 할 때 무조건 받아쓰지 않고 논리 정연한구조로 완성해간다는 공통점이 있다. 특히 컨설턴트는 논리적으로 설명하는 것이 필수인 직업인 만큼 매사를 체계적으로 정리하는 습관이몸에 밴 사람이 많다. 그중에서도 특히 논리적 사고에 뛰어난 사람은어마어마한 속도로 정보를 정리해간다.
사방팔방에서 쏟아지는 정리되지 않은 발언을 차례차례 피라미드그나 매트릭스 구조로 정리하여 화이트보드에 써 나가는 일류의 모습은 화이트보드의 달인‘이라 부르고 싶을 만큼 지적이다. 회의에서,
쉴 새 없이 쏟아지는 정보를 순식간에 분류하여 불필요한 정보는 상대 의 체면을 세우면서도 과감히 쳐낼 줄 안다.
화이트보드 덕분에 현재 진행 중인 논의가 전체 그림의 어디쯤에왔는지를 파악할 수 있으므로 생산적인 의견을 책임지고 관리해갈 수있다.
업무 능력이 뛰어난 사람은 메일이든 프레젠테이션이든 아주 짧고간결하게 전체적인 그림과 구조가 확실한 자료가 되도록 철저히 힘쓴다. 아무리 긴 자료라도 첫 페이지에 요약이 있고, 그 첫 페이지의 요약 중에도 첫 세 줄에 더 집약된 요약이 있으며 그 첫 세 줄에는 주제가함축되어 있다.
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