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위기 탈출 신입사원 - 신입사원의 비즈니스 메일, 서류 작성, 명함 사용, 전화 받기 등 회사 업무의 기본
직업인 A 지음 / 영진미디어 / 2023년 5월
평점 :
신입사원은 회사에 입사하고서 첫 1년간이 가장 혼란스럽고 힘들 수 있다. 사회생활을 처음 하는 것이라 모든 것이 서툴고 낯설기만 하다. 회사에 좋은 사수가 있으면 여러 가지 도움을 받을 수 있는데 사수가 없는 경우에는 스스로 해결해 나가야 한다. 이 책은 그런 사람들을 위해 저자가 직접 경험한 위기와 어려움들에 대해 어떻게 대처하면 좋은지 도움을 주는 책이다. 입사 첫날의 준비사항부터 급여통장 개설, 옷차림, 첫인상, 그리고 퇴근하는 방법까지 저자의 경험을 바탕으로 이야기하고 있어 도움이 된다.
1. 첫 출근을 준비하는 신입사원 확인사항
1) 회사 정보 확인
- 회사 위치와 출퇴근 경로를 확인한다.
- 업무 시간, 근무시간 및 규칙, 회사 문화 등에 대한 정보를 알아둔다.
2) 복장과 외모
- 첫 날에는 적절한 복장을 선택한다.
- 청결하고 정돈된 외모가 적절하다.
- 회사의 드레스 코드를 알아낸다.
3) 필요한 문서와 물품
- 신분증, 입사 서류, 은행 계좌 정보 등 필요한 문서를 확인하고 가지고 간다.
- 필요한 경우 필기 도구, 메모장 등 작업에 필요한 물품을 준비한다.
4) 출근과 퇴근
- 첫 출근일에는 출근 시간보다 조금 일찍 도착하다.
- 절대 지각하지 않는다.
- 다른 사람들의 출근 시간과 퇴근 시간을 확인한다.
5) 마음의 준비
- 긍정적인 태도와 열정을 가지고 첫 출근을 맞이한다.
- 회사의 목표와 가치에 대한 이해와 자신의 역할에 대해 알아둔다.
6) 기초적인 연습
- 회사 업무와 관련된 기초적인 지식을 다시 한 번 복습한다.
- 자신의 강점과 경험을 돌아보고, 업무에 어떻게 적용할지 고민한다.
2. 첫 출근 후 일주일 동안 기억해야 할 사항
1) 자리 배치 후 분위기 파악
- 만나는 사람마다 좋은 첫인상을 남긴다.
- 주변 동료들의 분위기와 사무실 문화를 살펴본다.
- 회사 내에서의 규칙과 관습을 이해하고 숙지한다.
- 사무실 안에서의 대화 방식, 업무 스타일 등을 주의 깊게 관찰한다.
2) 인수인계서 및 신입 교육 자료 확인
- 상사의 지시와 피드백, 회의 내용 등 가급적 모든 말을 메모해 두자.
- 인수인계서나 신입 교육 자료를 받았을 경우, 꼼꼼히 읽고 이해한다.
- 회사의 업무 프로세스, 팀의 역할 및 책임, 중요한 프로젝트와 마일스톤, 규정 및 정책 등에 대한 내용을 숙지한다.
3) 회사 업무 시스템 및 협업 툴 익히기
- 회사에서 사용하는 업무 시스템이나 협업 툴을 신속하게 익히는 데 집중한다.
- 이메일, 프로젝트 관리 도구, 업무 공유 플랫폼 등을 사용하는 방법을 숙지한다.
- 필요한 경우 동료들이나 상급자에게 도움을 요청한다.
3. 본격적인 업무를 위한 가이드
1) 회사 내 커뮤니케이션 가이드
- 비즈니스 커뮤니케이션에서는 공손하고 전문적인 어조를 유지한다.
- 이메일, 메신저, 회의 등 다양한 커뮤니케이션 도구를 적절하게 활용한다.
- 상사나 동료와 대화할 때는 명확하고 구체적인 표현하며, 필요한 정보를 정확히 전달한다.
2) 비즈니스 메일 작성법
- 간결하고 명확한 제목을 작성하여 수신자가 중요성을 파악할 수 있도록 한다.
- 공손하고 전문적인 어조를 유지하며, 오타와 문법 오류를 피하도록 한다.
- 내용을 명확히 요약하고 필요한 조치 사항을 기술한다.
- 필요한 경우 첨부 파일을 명시하고, 양식을 준수한다.
3) 같은 회사 동료에게 보낼 메일 작성법
- 동료에게 메일을 보낼 때에도 비즈니스 메일 작성법을 따른다.
- 명확한 목적과 요청을 기술하며, 공감과 감사의 표현을 사용한다.
- 필요한 정보를 제공하고, 동료의 시간을 존중하며 이메일을 작성한다.
4) 업무 전화 잘 걸고 받는 법
- 전화를 걸 때에는 상대방의 시간과 상황을 고려하고, 적절한 시간에 전화를 걸도록 한다.
- 정중하고 명확한 목적을 제시하며, 필요한 정보를 요청한다.
- 전화를 받을 때는 정중하게 인사하고, 집중하여 듣고 필요한 정보를 메모한다.
5) 업무 보고서 작성법
- 보고서는 목적, 배경, 분석 결과, 요약 및 결론 등을 포함한다.
- 객관적이고 정확한 데이터와 사실을 제공하며, 결과를 이해하기 쉽게 시각화한다.
- 필요한 경우 추천 사항이나 향후 계획을 포함시킨다.
6) 회사 내 다양한 문서의 세계
- 회사에서는 다양한 문서를 작성하게 된다.
- 품의서, 지출결의서, 기안서, 세금계산서, 휴가원 등의 문서를 알아두자.
- 문서를 작성할 때에는 목적을 고려하고, 명확하고 일관된 구조를 유지한다.
7) 두려운 회의에서 살아남는 방법
- 회의 전에 회의 안건을 숙지하고, 준비된 상태로 참석한다.
- 자신의 의견을 확실하게 표현하고, 다른 의견에도 존중을 가지며 토론한다.
- 필요한 정보를 정확하게 전달하고, 주의를 집중하며 참여한다.
8) 피드백을 받아들이는 방법
- 피드백을 받을 때에는 개인적으로 받아들이지 않고, 성장과 발전의 기회로 생각한다.
- 공격적이거나 방어적인 자세를 피하고, 열린 마음으로 피드백을 듣고 반영한다.
- 질문을 통해 추가적인 설명이나 의견을 얻어낸다.
신입사원이 회사에 잘 적응하기 위한 팁과 방법들이 잘 정리되어 있다.
경력자가 되기까지 사무실 한 쪽에 두었다가 필요할 때마다 참고해서 보면 좋을 거 같다.
출판사에서 도서 협찬을 받았습니다. 하지만 개인의 주관적인 견해로 작성하였습니다.
신입사원의 비즈니스 메일, 서류 작성, 명함 사용, 전화받기 등 회사 업무의 기본
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