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종이 한 장으로 요약하는 기술 - 토요타에서 배운
아사다 스구루 지음, 서경원 옮김 / 시사일본어사 / 2016년 4월
평점 : 
이번에 읽은 책은 종이 한장에 머리속에 있는 생각을 잘 정리하는 방법입니다. ^^
Chapter 1 종이 한 장으로 요약하는 기술이 왜 필요한가?
01 토요타 사원이라면 회의 때 반드시 하는 것
토요타에서는 무슨 일이든 기본적으로 반드시 '한 장'이 있다.
02 살아 움직이는 한 장이란?
토요타 한장의 세가지 특징
1) 한눈에 전체가 보인다.
2) 틀이 있다.
3) 틀마다 제목이 있다.
03 최고의 전달법
읽고 알 수 있는 것이 아니라 보고 알 수 있는 한 장이다.
올바르게 이해하고 있다면 중요한 정보는 남고 불필요한 정보는 삭제가 됩니다.
04 종이에 적어보면 ‘안다’와 ‘모른다’가 보인다
종이에 직접 적어보는 것만으로 자신이 알고 있는 부분과 모르는 부분을 알 수 있다.
머리에 담겨져 있는 것이 그대로 종이에 옮겨지게 된다. 보이도록 구체화 한다.
05 ‘읽고’ 이해하는 것이 아니라 ‘보고’ 이해하는 것으로!
한장으로 요약한다 = 일람성을 갖도록 한다
읽고 이해하기 보다는 보고 이해할 수 있도록 만듭니다.
06 한 장을 활용하면 불필요한 회의 낭비가 사라진다
회의 : 회의의 낭비를 줄이는 것, 회의를 원활하게 진행시키는 것
07 깊이 생각하고 만든 한 장이 인재를 키운다
깊이 생각하고 만들어진 한 장은 쓸데없는 정보는 생략하고 엄선된 정보만 담겨 있기 때문에 요첨을 파악하기 쉽습니다.
08 토요타의 한 장은 어떻게 생겨났는가?
고도 경제성장이 끝나고 무역자유화 시기.
연일 해결해야 하는 과제와 회의.
한장이라는 제약 안에 깊이 생각하고 중요한 논점을 담아야 한다.
09 일 잘하는 사람일수록 업무 ‘틀’을 파악하고 있다
일을 잘하는 사람은 일에 관한 프레임을 다른 사람들보다 많이 파악하고 있는 사람을 말합니다.
1) 배경, 목적 2) 현재 상태, 개요 3) 과제 4) 대책 5) 스케줄
10 연간 400시간의 야근을 제로로 줄인 방법
어떤 일이든지 고만하고 명확하게 해야 할 포인트가 확실하기 때문에 생각할 시간이 크게 줄었다.
잘 정리된 한장은 본인뿐 아니라 동료의 시간을 절약해 주고 쉬고 있어도 일이 진행된다.
11 자동차를 좋아하지 않았던 내가 토요타를 선택한 이유
일본 기업 중에서 상위 그룹에 속해 있고 순이익 1조엔을 달성.
토요타에서 일하는 사람들의 '동작'에 주목
Chapter 2 종이 한 장으로 요약하는 기술(기본편)
12 한 장을 만들기 위한 세 가지 단계
한장으로 요약하는 작업
1) 생각하는 토대가 될 정보를 서류에 정리한다.
2) 자기 나름대로의 생각을 서류에 요약한다.
3) 서류의 내용을 누군가에게 전달한다.
13 ‘어떻게’를 ‘동작’으로 바꾸자
요구 표현에 포함된 '동사'를 눈에 보이는 '동작'으로 변환시켜 누구든지 실천하기 쉽게 한다.
구체적인 동작을 나타내면 비로소 실천이 가능해 진다.
14 액셀 1이란?
한 장으로 요약하는 데 필요한 재료
1) 주제
2) 3색팬
3) 종이
엑셀 1의 사용법
1) 녹색팬으로 틀을 만든다. (샤프로 윤곽)
2) 날짜와 주제를 쓰고 키워드로 메운다. (1분이내)
3) 떠오르는 생각을 빨간팬으로 적는다.
15 종이에 적는 시간을 제한해야 하는 이유
시간을 정하지 않으면 계속 생각만 하고 요약이 되지 않는다.
주제 8개는 1분, 16개는 2분으로 시간 기준을 정한다.
처음부터 완벽한 것은 없다. 정보를 정리하는 과정이다.
16 컴퓨터와 손글씨, 어느 쪽이 더 효율적일까?
지면을 볼 때 뇌의 작용이 다르고 정보를 이해하려는 뇌의 기능이 더 강하게 작동한다.
17 자신만을 위해 만든 기획안은 통과되지 않는다
한 장을 읽는 상대가 누구인지를 정확히 확인한다.
그 상대에게 어떤 반응과 결과를 받고 싶은지를 생각한다.
상대가 알고 싶은 것은 무시하고 자신이 전달하고 싶은 정보만을 실어서는 상대의 마음을 움직일 수 없다.
18 액셀 1으로 프레젠테이션 자료를 만든다
듣는 사람과 전달항 상대와 목적을 명확히 한다.
'무엇에 대해 질문할 것인가?'를 예상하고 엑셀 1을 반복한다.
19 “한 마디로 말하자면?”
기본적으로 알아야 하는 내용에 대해서는 누구나 빠르고 정확하게 이해하고 싶어 한다.
가장 강점이라고 생각되는 부분에 동그라미를 한다. 최대 3개까지 고른다.
샤프로 틀을 만들고, 키워드를 적고, 빨간팬으로 중요 항목에 동그라미를 한다.
남은건 정리된 자료를 정보로 요약하는 과정만 남았다.
20 전달력을 높이는 비장의 방법
서류를 보여주면서 손가락으로 가리키는 동작으로 전달력을 크게 높인다.
21 ‘말의 구조’를 보여주면 사람들은 더 주목한다
듣는 사람이 말하는 사람의 화법을 알고 들으면 '들어야지'하는 생각이 자연스럽게 생긴다.
"가장 큰 장점을 한 마디로 말하자면..."
"이유는 세 가지가 있습니다. 첫 번째는..."
"일은 세 단계로 진행시킬 생각입니다. 첫 번째 단계는..."
22 액셀 1 사용법 1-스피치 원고를 작성한다
1) 스피치 원고를 작성한다
2) 어려운 이야기의 이해를 돕는다.
3) 일의 우선순위를 정한다.
내용에 대해 깊이 생각하고 정리할 수 있으면 그 키워드를 근거로 이야기할 내용은 자연스럽게 나온다.
23 무엇을 쓸지 떠오르지 않을 때 대처하는 법
"무엇에 대해 요약할 것인가?"
"어떤 순서로 요약할 것인가?"
정리의 기본은 우선 정리할 것들을 전부 꺼내 보는 것이다.
24 액셀 1 사용법 2-어려운 이야기의 이해를 돕는다
회의의 흐름이나 진행 상태가 보인다.
25 액셀 1 사용법 3-일의 우선순위를 정한다
우선순위를 정하는 작업은 하루 업무를 시작할 때 가장 좋은 준비운동이 된다.
1) 오늘 할 일을 적는다.
2) 특히 중요한 것은 어느 것인가? (원)
3) 오늘 중으로 하지 않으면 안되는 것은? (네모)
4) 방치해 두면 곤란한 것은 어는 것인가? (세모)
Chapter 3 종이 한 장으로 요약하는 기술(응용편)
26 2W1H를 활용해 생각 요약하기
전달력을 높이는 데 '2W1H(What, Why, How)'는 중요하다.
27 논리적으로 이야기할 수 있게 되는 세 가지 방법
2W1H(What, Why, How)
미리 세 가지 유형의 질문을 상정래 그에 대한 답을 준비해두면 명확하게 설명할 수 있다.
28 손으로 쓰는 작업이 사고회로를 단련시킨다
손으로 적는 동작은 논리적 사고를 눈에 보이는 형태로 그 순서에 따라 생각을 움직이기 위한 작업이다.
29 2W1H의 활용법 1-프레젠테이션 자료를 만든다
1) 우선 '2W1H'의 틀을 만든다.
2) 1P? 한마디로 말하자면을 적고 생각하낟.
3) Q1?, Q2?, Q3? 의 각각에 대응하는 질문을 생각해 기입한다.
30 2W1H의 활용법 2-세미나 결과를 보고한다
2W1H를 사용해 세미나나 강연 내용을 한장으로 요약함으로써 내용을 기억한다.
2W1H로 세미나 결과보고를 만들고 요약한 내용을 그대로 배열하면 보고서가 완성된다.
31 어떻게 일을 정체시키지 않을 것인가?
1) 목적(Why) 지금 왜 이 일이 필요한가?
2) 과제(What) 현재 어떤 과제가 있는가?
3) 해결(How) 과제에 대해 어떤 대책을 강구할 것인가?
32 Why보다는 How를?!
토요타에는 '왜?'를 다섯 번 반복하는 '왜왜 분석 기법'이 있다.
문제의 진정한 원인을 밝혀내고자 제안한 방법이다.
그러나 실제로 일을 진행하면서 실감한 것은 '왜?'보다 '어떻게?'를 생각하는 경우가 많다.
요즘처럼 변화가 빠른 시대에는 'Why'이상으로 'How'를 중시해야 한다.
33 최종 목표는 서류 없이도 일할 수 있게 되는 것
질문 받은 자리에서 바로 정보를 정리하고 생각을 요약해 전달하는 경우가 있다.
자기 중심에서 상대의 시각으로 전환함으로써 서류가 없는 상태에서도 일을 할 수 있다.
34 계속 선택받고 싶다면?
어디서든 꼭 필요한 사람이 되기 위해 가장 중요한 것은 정보를 정리하고 생각을 요약해 전달하는 능력이다.
http://blog.naver.com/agapeuni/220717978839