시간도둑은 내 마음 안에서 나와서 시간을 훔쳐가는 ‘내부적 시간도둑‘과 다른 사람이 끼어들어 시간을 훔쳐가는 ‘외부적 시간도둑‘이 있다. 외부적 시간도둑은 함께 일하는 시간과 방해받지 않고 혼자 일하는 시간을 정해두면 해결할 수 있다. 방해받지 않고 혼자 일하는 시간을 사람들에게 알려서 그 시간 동안은 말도 못 붙이게 하면 된다. 하지만 내부적 시간도둑은 자기 안에서 나오기 때문에 자기 절제와 방해요인을 물리칠 수 있다는 자신감이 필요하다. - P77
컴퓨터와 스마트폰이 유용한 도구라는 사실은 변함이 없다. 사람이 도구를 이용해야 하는데 사람이 도구에게 이용당하는 것이 문제다. - P77
기술은 그저 도구일 뿐 시간을 훔쳐가는 도둑은 아니다. 기술이 주는 혜택을 누리려면 비합리적으로 사용하는 방법을 개선하고 기술에 의존하는 성향을 바꿔야 한다. - P77
효율적으로 일할 수 있게 도와주는 기술이 시간을 빼앗아 간다. 기술을 제대로 이용하려면 계획이 필요하다. 특히 업무 효율을 높이는 기기를 이용할 때는 그 기기를 이용하기 위한 지침, 즉 계획이 필요하다. - P78
시간도둑을 잡는 방법은 계획을 확실하게 세우는 것이다. 목표를 완수하느냐 못하느냐는 계획에 달려있다고 해도 과언이 아니다. 계획적으로 시간을 사용하는 태도와 습관, 여기에 집중력이 더해진다면 시간도둑이 파고 들어올 빈틈은 사라진다. - P78
빠른 사고는 이성적, 분석적, 논리적이다. 이 사고는 시계가 째깍거리는 소리를 들으며 심리적인 압력을 받을 때 작동한다. 컴퓨터가 연산하는 방식, 직장이 돌아가는 방식이 빠른 사고다. 느린 사고는 직관적, 곡선적, 창의적이다. 이 사고는 시간에 대한 압박이 중단되었을 때, 생각들이 고유한 속도로 연결되도록 내버려 둘 때 비로소 작동한다. - P80
몸과 마음이 편할 때 느린 사고가 나타난다. 사람들은 차분하고 스트레스가 없을 때 창의적으로 생각하고 집중력도 높아진다. 시간이 부족하다고 생각할 때는 시야가 좁아지고 자기가 가진 능력을 제대로 발휘하지 못한다. - P80
아르키메데스가 ‘유레카!‘를 외칠 수 있었던 순간은 시간의 압박을 받는 사무실이나 스트레스 강도가 높은 환경에서는 좀처럼 나오지 않는다. 유레카를 외치는 순간은 욕조에 몸을 담그고 있거나 음식을 요리할 때, 공원을 산책할 때 찾아온다. 차분한 상태에서 더 나은 생각이 떠오른다는 사실을 이해한 사람들은 마음의 기어를 하단으로 내리는 가치를 확실히 알고 있다. 느리게 걷는 산책을 즐겼던 찰스 다윈은 자신을 ‘슬로 싱커slow thinking‘라고했다. - P80
시간에 쫓기며 세운 계획은 허점이 많다. 계획을 세울 때는 천천히, 여유를 가지고 생각해야 한다. 하루의 계획을 세우는 데 몇 분, 월간 계획을 세우는 데 한 시간, 연간 계획을 세우는 데 일주일, 이렇게 계획을 세우는 데 걸리는 시간을 정해놓고 지킬 필요는 없지만 계획을 세울 때는 시간의 압박이 없는 환경을 만들어야 한다. - P81
계획을 세우는 것은 배우들이 리허설을 하는 것과 같다. 배우들은 무대에 오르기 전에 여러번 리허설을 한다. 리허설을 하면서 실제로 무대에서 공연할 때 일어날수 있는 일에 대비한다. 계획은 앞으로 할 일에 대한 리허설이다. 계획을 세울 때는 예측할 수 있는 모든 일에 대비하고 소요시간을 예상한다. 그래야 실행할 때 모든 일이 계획대로 진행된다. - P81
나폴레옹은 "계획은 천천히, 실행은 신속하게"라는 격언을 남겼다. 전투를 시작하기 전에 적군에 대한 정보, 지형, 기후 등을 사전에 철저하게 조사한 다음 계획을 세웠다. 계획을 실행하는 단계에 돌입하면 불같이 달려들어 목표를 이루었다. - P81
계획을 세울 때는 느리게, 여유롭게 충분히 생각해야한다. 일을 하는 과정을 머릿속으로 천천히 그려본다. 계획을 세울 때는 예측할 수 있는 모든 일에 대비해야 한다. - P81
사람들에게 계획을 세우는 이유를 물어보면, "목표를 이루기 위해서" 라고 대답한다. 계획을 세워서 무슨 일을 어떻게, 어느 정도 해야 하는지 구체적인 그림을 그리는 것이 계획이다. - P82
계획을 세우면 중요한 일을 잊지 않는다. 계획이 없을 때보다 효율적으로 일할 수 있다. 기분에 따라 생각나는 대로 일하는 게 아니라 논리적으로 이성적인 순서에 따라 일을 할 수 있다. 할 일, 하고 싶은 일이 많을수록, 일이 복잡할수록 계획을 철저하게 세워야 한다. 그러려면 우선 계획이 현실적이어야 한다. 계획을 세운 다음 실행해야 비로소 목표를 달성할 수 있다. - P83
비현실적인 계획을 세우는 원인은 목표가 너무 많기 때문이다. 계획에 너무 많은 일을 넣으면 계획대로 실행할 수 없다. - P83
계획을 세우는 이유는 더 많은 일을 하기 위해서가 아니다. - P83
숨 돌릴 틈 없는 계획표는 실행이 불가능하다. 실행할 수 없는 계획표를 만들면 그때그때 상황에 맞춰서 임기응변으로 대충 넘기거나 나중으로 미루게 된다. 매일 끝마치지 못한 일들을 쌓아놓고 다음날 또 계획을 세운다. 실행할 수 있는 계획에 대해서 진지하게 생각해야 한다. - P83
좋은 계획은 자동차 내비게이션과 같다. 내비게이션에 목적지를 설정하면 현재 위치에서 최단거리, 도로 상황을 분석하여 가장 빠른 길 등 다양한 경로를 제시한다. - P84
계획은 오래 일하는 상황, 즉 오버워크 overwork를 벗어나려고 세우는 것이다. 할 일을 줄이고 우선순위와 마감시간을 정하는 이유도 너무 많은 일을 긴 시간 동안 하는 것을 피하기 위해서다. - P84
하루 동안 한 일을 적어보자. 무슨 일을 얼마나 오랫동안 했는지 기록하면서 하루를 되돌아보자. 저녁이나 퇴근 무렵에 하루 동안 한 일과 그 일을 하는 데 걸린 시간을 적으려고 하면 생각나지 않을 수도 있다. 가능하면 일하는 중간에 두 시간에 한 번씩 한 일을 적고 몰입한 정도에 따라 ㅇ, ㅇ, △, X 표시를 한다. 이렇게 한 일과 시간, 몰입한 정도를 기록하면 시간을 얼마나 낭비하는지 눈으로 확인할 수 있다. 하루종일 열심히 일했다고 생각했지만 기록한 내용을 보면 집중해서 일한 시간은 그리 길지 않다. - P84
한 일에 초점을 맞춰서 몰입도와 일의 완성도를 점검하면 일에 우선순위를 정하고 중요한 일에 집중해야 하는 이유를 알 수 있다. 하루 동안 한 일과 몰입한 정도를 기록한 다음 일과를 마칠 때 살펴보면 오늘은 아무것도 한 일이 없는 것처럼 느껴질 때가 있다. - P85
하루를 계획하지만 그 계획대로 실행하지 못하고 다음날 아침에 어제의 할일 목록을 그대로 오늘 할 일 목록에 옮겨 적는다. 이런 악순환을 끝내려면 오늘 꼭 완료해야 하는 중요한 일을 하나만 정하면 된다. 완료해야 하는 일을 한 가지만 정하면 우선순위를 정할 필요도 없다. 그 일이 끝나기 전에는 꼼짝도 하지 않는다. 오로지 그 일에만 집중해야 한다. - P85
할 일 목록과 계획표에서 휴식 시간이 있는지 살펴보자. 휴식 시간을 계획하는 사람은 많지 않다. 여유가 생기면 휴식을 취하기보다 개인적으로 관심 있는 일을 하거나 스마트폰을 들여다보느라 정신이 없다. - P86
할 일이 산더미처럼 쌓여 있어도 휴식은 필요하다. 할 일 목록에 반드시 휴식을 넣어야 한다. 직장인들은 지칠 때까지 오래 일하는 것을 넘어 업무시간 내내 높은 노동 강도를 유지하면서 오랫동안 일해야 한다고 생각한다. 휴식의 가치를 인정하지 않는 경영자들은 직원들을 쥐어짜듯 일을 시키는 게 효과적이라고 주장한다. 직원들도 비슷한 생각을 갖고 있다. 더 많이 오랫동안 일을 해야 성공한다고 믿는다. 경영자들의 생각과 직원들의 믿음이 일치하기 때문에 지칠 때까지 오랫동안 일하는 방식이 굳어져서 지금까지도 성공 방정식으로 통한다. - P86
쉬지 않고 일하면 생산성은 떨어진다. 기계처럼 하루 종일 집중력을 발휘할 수는 없다. 오랫동안 일한다고 해서 더 많이 생산할 수도 없다. 두세 시간만 같은 일을 반복해도 생산성은 떨어진다. 이것을 수확체감의 법칙이라고 한다. - P87
고전학파 경제학자인 맬서스와 알프레드 마샬이 내놓은 수확 체감의 법칙은 토지 생산성은 노동력이 늘어난다고 해서 그에 비례하여 늘어나지 않는다는 것이다. 예를 들면, 한정된 면적의 토지에 노동력을 2배 투입한다고 해서 수확량이 2배로 늘어나지 않는다. 노동력 1 단위를 추가할 때 이로 인해 증가하는 한계 생산량은 오히려 줄어든다. - P87
반면에 IT·네트워크 산업은 수확 체감의 법칙이 아니라 수확 체증의 법칙을 따른다. 소프트웨어를 하나 개발하려면 엄청난 비용이 들어가지만 일단 개발한 후에는 생산비가 거의 들지 않는다. 마이크로소프트는 윈도우를 개발하기 위해시 5,000만 달러를 들였다. 윈도우를 추가로 생산하는 데는 3달러면 충분하다. 여기에 네트워크 효과가 더해지면 수확체증의 법칙은 더욱 강력하게 나타난다. - P87
인간은 소프트웨어가 아니다. 네트워크도 아니다. 마감기한이 일주일 앞으로 다가왔지만 진행 속도가 더디다면 야근을 해서라도 완료하겠다고 계획을 세운다. 하루에 3시간씩 야근을 하면 기한내에 일을 완료할 수 있다고 생각하고 하루에 11시간 근무하는 일정으로 계획한다. 통계적으로 쉬지 않고 8시간을 일한 뒤에 생산성은 25퍼센트 정도 떨어진다. 충분히 휴식을 취하지 않은 상태가 여러 날 지속되면 생산성은 더 떨어진다. 5일 동안 15시간을 더 일했지만 생산성은 7시간 정도 일한 만큼만 늘어난다. - P88
일하는 중간에 갖는 짧은 커피타임, 오후 2시에 눈을 감고 잠깐 졸기, 권투선수가 라운드 사이에 쉬는 1분, 강연 중에 참석자들의 피로를 풀어주는 스트레칭은 생산성을 높여주는 휴식이다. - P88
우리 몸은 일정량의 휴식을 규칙적으로 취해야 정상적인 기능을 발휘한다. 하루, 이틀 정도 쉬지 않고 일해서 생산성을 올릴 수는 있지만 오랫동안 쉬지 않고 일하면 생산성이 떨어진다. 또 너무 자주 쉬는 것도 좋지 않다. 컨디션을 관리하려면 적당한 휴식과 기분전환이 필수다. 농부들은 품질 좋은 농작물을 수확하기 위해서 땅을 묵혀두었다가 윤작을 한다. 일도 마찬가지다. 제때 쉬지 않으면 발전할 수 없다. 집중해서 일하고 틈틈이 휴식을 취해야 생산성을 높일 수 있다. - P88
가치 있는 일에 더 많은 에너지를 쓰기 위해서 계획을 세우고 우선순위를 매긴다. 가치 있는 일이 무엇인지 알고 있다면 가치 있는 일을 먼저 해야 한다. - P90
중요한 일, 가치 있는 일에 우선순위를 매겨서 시간을 관리하려면 다음 세 가지 질문에 답해야 한다. 첫째, 나는 왜 이 일을 하고 있는가? 둘째, 나는 이 일을 꼭 해야 하는가? 셋째, 나는 이 일을 하고 싶어서 하고 있는가? 세 가지 질문에 명확하게 답을 할 수 있다면 목표는 분명해진다. 목표가 분명하면 가치있는 일을 선별하는 기준이 생긴다. 가치 있는 일이 정해지면 그 다음으로 중요한 일, 급한 일, 하고 싶은 일에 시간을 배분한다. 그러면 해야할 일들 사이에 균형을 맞출 수 있다. - P90
시간관리의 세 가지 요소는 목표, 선택, 균형이다. 목표가 있어야 계획을 세울 수 있고 중요한 일과 급한 일 사이에 먼저 할 일을 선택하고, 해야 하는 일과 하고 싶은 일 사이에 균형을 맞춰야 시간을 효율적으로 사용할 수 있다. - P91
시간관리의 핵심은 할 일과 하고 싶은 일 사이에 균형을 맞추는 것이다. 시간관리에 성공한 사람들은 모두 목표가 분명하고, 할 일과 중요한 일, 하고 싶은 일이 무엇인지 알고 있다. 고전적인 시간관리 방법, 최첨단 기기를 이용하는 시간관리 방법 모두 목표, 선택, 균형을 강조한다. 일의 특성에 맞게 시간관리 방법을 적용하면 자기만의 시간관리 시스템이 완성된다. - P91
스티븐 코비는 "계획표대로 정해진 시간 안에 많은 일을 하는 것은 삶을 더욱 각박하게 만들고 지치게 만들 뿐"이라고 했다. 이토 마코토는 시간관리에 행복 지수를 적용했다. 가족과 보내는 즐거운 시간 같은 취미를 가진 직장 동료와 수다를 떠는 시간, 친구와 잡담을 나누는 시간은 ‘성과‘의 관점에서는 낭비한 시간이지만 ‘행복 지수‘ 관점에서 보면 행복한 시간이다. - P93
종이에 쓰면 생각이 정리된다. 하루를 계획할 때 할 일을 다이어리에 적는다. 일기장에 일기를 쓰는 것처럼 할 일과 계획은 다이어리 또는 노트에 적는 게 좋다. 할 일 목록 정리와 메모는 다르다. 할 일을 잊지 않기 위해서 포스트잇에 적어서 책상과 모니터에 붙여두는 사람이 많다. 이런 메모는 할 일을 잊지 않게 해주는 효과만 있을 뿐 시간을 관리하는 목적으로는 효과가 없다. - P93
할 일 하루의 일정, 약속한 날짜와 시간 등을 자유롭게 낙서하듯 써도 상관없다. 한 권 또는 한 곳에 기록해야 관리가 가능하다. 하루 동안할 일과 계획을 다이어리 한 페이지에 적어두면 예상하지 못한 일이나 계획에 없던 일이 생겨도 추가하기 쉽고 일과가 끝난 후에 계획한 일을 충실하게 했는지 점검할 수 있다. 다이어리에 계획을 적으면 하루 동안할 일을 한눈에 확인할 수 있다. 책상이나 모니터에 포스트잇을 붙일 필요도 없다. - P93
날마다 할 일을 다이어리에 적고 관리해도 하루를 계획한 대로 살지 못한다. 그 이유는 계획에 없던 일이 불쑥 튀어나오기 때문이다. 아침에 다이어리에 할 일을 적고 퇴근 무렵에 실제로 완료한 일과 갑자기 생긴 일을 적어보면 아침에 계획하지 않았지만 급하게 처리한 일을 확인할 수 있다. - P94
상사가 당장 처리할 일을 지시할 수도 있고 지난주에 다 끝난 일에 보완할 부분이 생기기도 한다. 원인이 무엇이든 사람들은 하루에 상당한 시간을 예상하지 못한 일을 처리하면서 보낸다. 지난 일정을 참조해서 계획에 없던 일을 하느라 보낸 시간을 계산한 다음 이를 고려해서 앞으로의 계획을 세워야 한다. 과거에 어떤 일을 했고, 어느 정도 시간이 걸렸는지 확인하려면 페이지마다 날짜가 적혀있는 다이어리를 사용해야한다. 과거에 비슷한 일을 했을 때의 일정을 참고하여 예상하지 못한 일을 처리하는 시간까지 포함해서 계획을 세운다. 그러면 계획한 대로 중요한 일에 많은 시간을 할애할 수 있다. 갑자기 일어난 일을 처리하는 시간까지 넣어서 계획을 세우면 시간이 없어서 중요한 일을 못하는 상황을 줄일 수 있다. - P94
다이어리에 할 일을 기록할 때는 세 가지만 지키면 된다. 첫째, 알아보기 쉽게 둘째, 새로운 일을 추가할 수 있게 셋째, 일을 관리할 수 있게 기록한다. 프랭클린 다이어리, 시스템 다이어리는 시간에 따라 할 일을 기록하기 편하게 양식을 만들어 놓았다. 이렇게 양식을 갖춰놓은 다이어리를 꼭 써야하는 건 아니다. - P94
계획을 다이어리에 적는 일도 중요하고 한 일을 정리하는 것도 중요하다. 완료한 일과 내일로 미루는 일을 구분하면 다음날 계획을 세울 때 빼놓지 않게 된다. 하루를 되돌아 볼 때 일을 하면서 느꼈던 점, 미진했던 부분, 잘 못 한 일 등을 간단히 적어두면 따로 일기를 쓰지 않아도 된다. - P95
계획한 일을 모두 완료하지 못했더라도 일과를 정리하면 한 일과 할 일을 확실하게 인식해서 정신적으로 안정감을 되찾는다. - P95
전날 밤에 계획을 세우면 당일에 계획을 세우고 실천하는 것과 비교해서 절반의 시간으로 할 일을 해낼 수 있다고 했다. 전날 세운 계획에 따라 행동 계획이 머릿속에서 만들어지기 때문이다. - P96
하루를 계획하고 점검하는 습관을 들이면 아침에는 자신감이 생기고 저녁에는 성취감을 느낀다. 다음날 할 일을 분명하게 알고 있으면 마음이 편해져서 잠도 잘 온다. 할 일을 다이어리에 정리하는 게 하찮게 보일 수도 있지만 성공한 사람들은 모두 이 방법을 사용했다는 사실을 기억하자. - P96
할 일, 하루의 일정, 약속한 날짜와 시간 등을 자유롭게 낙서하듯 써도 상관없다. 반드시 한 권 또는 한 곳에 몰아서 기록해야 관리가 가가능하다. 다이어리에 할 일을 기록할 때는 세 가지만 지키면 된다. 첫째, 알아보기 쉽게 둘째, 새로운 일을 추가할 수 있게 셋째, 완료한 일을 관리할 수 있게 기록한다. 하루를 시작할 때는 계획을 세우고 하루를 마칠 때 계획대로 실천했는지 점검한다. - P96
할 일 목록을 만들고 중요한 일과 급한 일을 구분하고 언제 어떤 일을 할지 정한다고 계획대로 실행할 수 있는 것은 아니다. 할 일 목록을 만들면 어떤 일을 해야 하는지 알 수 있다. 일의 우선순위를 정하면 정신을 집중하는 데 도움이 된다. 할 일 목록을 수시로 확인하고 수정하고 새로운 계획을 세우면 하고 싶은 일, 중요한 일에 대해 계속 관심을 갖게 된다. 하지만 할 일 목록의 역할은 한계가 있다. 할일 목록에 그 일을 하는 시간을 넣으면 한계를 넘을 수 있다. 이것이 일정표가 가진 힘이다. - P97
일정표는 할 일 목록에 적은 그 일을 언제 해야 하는지 명확히 알려준다. 할일 목록보다 일정표가 시간을 관리하는 데 효과가 있다. 여기에 일을 하는 장소까지 정해두면 일정표의 힘은 더 강력해진다. - P97
할 일 목록을 적고 계획을 세울 때, 그 일을 언제, 어떻게, 어디서 할 것인지 적어두면 계획대로 실천할 확률이 높아진다. 일을 언제, 어디서, 어떻게 할 것인지 정해야 그 일을 완료할 수 있다. 경영 컨설턴트 피터 브레그먼은 <하버드 비즈니스리뷰>에 ‘당신의 하루를 경영하는 18분의 계획 An 18-Minute Plan for Managing Your Day‘ 이라는 글을 썼다. 그는 하루 계획을 현실로 만들려면 ‘때와 장소의 힘‘을 이용하라고 했다. - P97
할 일 목록의 치명적인 단점은 할 일을 알려주는 데서 그친다는 것이다. 할 일을 분명히 알려주지만 그 일을 언제 해야 하는지 알려주지 않는다. 할 일 목록을 바탕으로 계획표를 만들면 하루 동안, 한 달 동안, 기간 안에 할 수 있는 일과 할 수 없는 일을 구분할 수 있다. 일의 우선수위가 정해져 있다면 기한 안에 먼저 할 일을 정리한다. 여기서 만족해지말고 그 일을 실행하는 장소까지 정하면 실행할 수 있는 계획표가 완성된다. 어떤 일이든지 때와 장소가 결정되면 실행력은 배가 된다. - P98
할 일 목록은 할 일을 분명히 알려주지만 그 일을 언제 어디서 해야 하는지 알려주지 않는다. 할 일 목록을 적고 계획을 세울 때, 그 일을 언제 어떻게, 어디서 할 것인지 적어두면 계획대로 실행할 확률이 높아진다. - P98
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