업무보고서를 형식적으로 쓰면 완료보고서 · 연간보고서에 핵심을 쓸 수 없다. - P170
일일보고서에 기초해서 주간보고서를 쓰고 주간보고서를 참고해서 월간보고서를 쓴다. - P170
일일보고서, 주간보고서를 대충 썼다면 월간보고서를 쓸 때, 4주 동안 일어난 일을 기억에 의존해서 써야 한다. 핵심보다 기억에 남는 내용만 쓴다. - P170
인간의 기억력은 매우 불완전하다. 지난주에 했던 회의 내용도 정확하게 기억하지 못한다. 2~3주 전에 성가시게 했던 문제도 해결하고 나면, 무엇이 문제였는지 까맣게 잊어버린다. 똑같은 문제가 생기면 또다시 해결방법을 찾아 헤맨다. - P170
주요 업무와 기억해야하는 일은 반드시 적는다. 나는 직장 생활을 하면서 다이어리 한 페이지를 세 영역으로 구분해서 할 일, 한일, 문득 떠오른 생각 등을 적었다. 세 영역은 나만의 다이어리 양식이다. 보고서에 의미 있는 내용을 꾸준히 기록하는 비법은 양식을 만드는 것이다. - P170
나는 일일 · 주간 · 월간보고서는 항목을 정해놓고 내용만 바꿔서 넣는다. 정해놓은 항목은 웬만하면 바꾸지 않는다. 필요하면 임시로 항목을 추가한다. 기타 항목에는 분류할 수 없는 내용만 쓴다. - P171
할 일이 적어서 쓸게 없으면 일을 하면서 문득 떠오른 생각을 적어둔다. 한 일이 많아서 기록할 게 많으면 주요 내용만 간략하게 쓴다. - P171
내가 쓴 보고서를 한 달 또는 분기별로 살펴본다. 보고서에 쓴 내용을 보면서 했던 일을 머릿속에서 복기한다. 그러면 협력업체 담당자와 만나서 나눈 사적인 이야기까지 기억이 난다. - P171
일일 업무보고서에서 주간보고서, 주간보고서에서 월간보고서로 갈수록 중요한 업무만 남는다. 이런 방식으로 보고서를 쓰면 일의 흐름을 알 수 있다. 그뿐만 아니라 어떤 일에 시간이 얼마나 필요한지, 비용과 인력은 얼마나 들어가는지 파악할 수 있다. - P172
시간적으로 여유가 있는 날은 업무일지를 자세히 쓰고, 조금 바쁜 날은 대충 쓰거나 건너뛰면 흐름을 파악할 수 없다. 의미 있는 내용을 빠트리는 날도 생긴다. 매일, 일주일, 한 달의 변화는 날마다 핵심만 쓴 보고서에 드러난다. 오늘도 어제와 같은 일을 하고 내일도 그 일을 한다. 매일 같은 일을 해도 그날의 핵심 업무가 있다. 보고서에는 핵심 업무를 기록하고 그 핵심이 축적되면 커다란 변화를 일으키는 동력이 된다. - P172
나는 여러 사람이 쓴 보고서를 살펴보고 특징을 정리한 다음, 내가 쓰는 보고서에 활용할 수 있는 요소를 차용한다. 보고서의 시작을 어떻게 써야 할지 모를 때, 이 방법은 효과가 있다. 잘 쓴 보고서 몇 가지를 참고하면 보고서를 무리 없이 쓸 수 있다. - P173
잘 쓴 보고서는 공통적으로 두 가지 특징이 있다. 첫째, 문장이 명확하고 핵심이 한눈에 보인다. 둘째, 내용 전개가 자연스럽다. 억지로 자료를 꿰맞춘 티가 안 난다. 잘 쓴 보고서는 대충 훑어만 봐도 내용을 바로 이해할 수있다. - P173
핵심을 정확하게 전달하는 게 문장력이고 내용을 자연스럽게 전개하는 건 구성력이다. - P174
"핵심을 맨 앞에 배치하라", "결론부터 써라", "내용별로 단락을 구분하라"는 구성에 관한 지침이다. 이런 지침은 보고서 작성에서 기본 준수 사항이다. - P174
중요한 내용을 보고서 맨 앞에 쓰는 이유는 읽는 사람이 적어도 첫 단락, 첫 문장은 기억하기 때문이다. 첫 문장을 읽고 이어서 나오는 내용을 유추하고 경험치에 따라 상황을 판단한다. 이것을 초두효과라고 한다. - P174
보고서 작성자가 초두효과와 함께 반드시 기억해야 하는 효과는 맥락 효과와 앵커 효과다. 초두효과, 맥락 효과, 앵커 효과를 활용하면 핵심을 효과적으로 전달할 수 있다. - P174
심리학자들의 연구에 따르면, 정보가 계속해서 나올 때는 초두효과가 작용하고 정보가 띄엄띄엄 나올 때는 최신 효과가 더 강력하게 작용한다. 초두효과가 처음 보는 정보나 처음 만나는 사람에게 나타나고, 이미 알고 있는 정보, 친한 사람을 만날 때는 최신 효과가 나타난다. - P175
초두효과와 최신 효과는 기억, 인지과정에 관여한다. 보고서에서 이 효과를 활용하려면, 읽는 사람이 내용을 인지하는 정도에 따라 핵심을 앞에 제시할지(초두 효과) 아니면 마지막에 제시할지(최신 효과)를 결정한다. - P175
맥락 효과는 처음에 제시한 정보가 맥락을 만들어서 나중에 제시한 정보를 긍정 또는 부정적으로 해석하는 데 영향을 주는 개념이다. 처음에 제시한 정보를 긍정적으로 받아들이면 다음에 나오는 정보도 긍정적으로 해석할 가능성이 높다. 반대로 처음에 제시한 정보가 부정적이면 나중에 나오는 정보도 부정적으로 해석할 가능성이 있다. - P175
심리학에서 말하는 맥락 효과는 콘텍스트context보다 서론에서 결론에 이르는 동안 논리적인 흐름으로 진행되는 ‘일관성consistency‘으로 봐야 한다. 준비한 자료를 논리에 맞게 배치해서 결론에 도달하기까지 흐름이 끊어지지 않도록 쓴다. - P176
앵커 효과는 우리말로 ‘닻 내림 효과‘라고 한다. 배의 닻이 앵커Anchor다. 배는 정박하거나 특정 위치에 머무르기 위해서 닻을 내린다. 앵커효과는 생각의 기준점을 설정하는 의미로 사용한다. - P176
앵커 효과는 사업의 진행률, 매출, 이익 등을 알리는 보고서에서 자주 사용한다. 예상보다 매출액이 적으면, 동종 업계 평균 매출이나 불경기 매출을 기준으로 현재 매출을 제시한다. 사업의 진행률도 마찬가지다. 목표에 못 미치는 진행률을 보고할 때, 동종 사업 가운데 진행률이 낮은 사례를 언급하고 이를 기준으로 사업 진행 과정을 보여주는 것이다. - P176
인지심리학에서 실험으로 증명한 초두 효과, 맥락 효과, 앵커 효과를 이용해서 보고서의 메시지를 배열하면 전달력을 높일 수 있다. 세 가지 효과는 문서를 구성하는 원칙으로 활용한다. 증명된 방법론을 적용해서 메시지를 배열하는 목적은 읽는 사람이 내용을 더 쉽게 이해하도록 하기 위해서다. - P177
나쁜 메시지를 숨기거나 축소하고 듣기 좋은 소식, 순조롭게 진행되는 일만 보여주려는 의도로 이런 효과를 이용하면 절대로 좋은 결과를 만들지 못한다. 이런 효과는 현재 상황을 있는 그대로, 정확하게 전달하기 위해서 사용해야 한다. - P177
표, 그림, 사진 등을 시각 정보라고 한다. 표를 제외한 인포그래픽, 그래프, 사진, 지도, 순서도 등을 모두 그림이라고 한다. 내용을 한 문장으로 명료하게 표현할 수 있다면 시각 정보는 넣지 않아도 된다. 시각 정보를 넣는 이유는 여러 줄로 풀어서 써야 하는 정보와 장황한 내용을 한눈에 보여주기 때문이다. - P178
많은 자료를 체계적으로 보여주고 글에 대한 이해도를 높이기 위해서 시각 정보를 사용한다. - P179
그림, 순서도, 표 등의 시각 정보가 많으면 가독성이 떨어지고 시각 정보 사이에 상호작용을 일으키지 못하면 시야가 분산된다. 이런 이유로 시각정보는 제한적으로 사용한다. 연구소나 공공기관에서 발표하는 보고서를 보면 시각 정보를 최소한으로 사용한다는 사실을 알 수 있다. - P179
글로 설명하는 것보다 표, 그림 하나로 상황을 명확하게 전달하는 경우에만 표, 그림을 사용한다. 보고서에 넣는 표는 주제를 강조하거나 이해를 돕기 위해 작성자가 정리한 것이어야 한다. 단순히 참고용으로 보여주는 통계자료 또는 관련 기관에서 인용한 표는 보고서 마지막 또는 참고자료 단락에 넣는다. - P179
표나 그림을 언급할 때, "다음 그림은", "아래 표와 같이" 등의 표현은 삼간다. 보고서를 편집하면서 시각 자료 위치가 바뀌어 표나 그림이 문장 위에 배치되거나 다음 페이지로 넘어갈 수 있기 때문이다. - P182
시각 자료는 글로 설명하는 단락 마지막에 배치하는 게 바람직하다. 자리가 없으면 다음 페이지로 넘긴다. - P182
그림으로 통칭하는 시각 정보를 만들 때는 ‘단순하게 만들라‘는 원칙만 지키면 된다. 하나의 시각 정보에 여러 가지 메시지를 넣으면 복잡해진다. 이해를 돕기 위해서 시각 정보를 넣는데 시각 정보를 해석하는 데 노력이 필요하다면 제 역할을 못하는 요소가 된다. 시각 정보는 메시지를 명확하게 전달하는 기능에 충실하면 된다. - P183
그림에서는 자료의 개수를 줄이거나 압축해서 표현할 수 있다. 표에서 숫자를 보여주어 차이를 비교하는 것보다 그림을 넣어서 크기를 비교하는 것이 더 직관적이기 때문이다. - P184
한 페이지에 여러 개의 시각 정보를 넣지 않는다. 한 페이지에 시각정보를 몇 개 이상 넣으면 안 된다는 지침은 없다. 글과 표, 그림이 한 페이지에 있으면 표나 그림, 즉 시각 정보를 먼저 본다. 시각 정보를 보고 내용을 이해하기 위해서 글을 읽는다. 만약 한 페이지에 두세 개의 표와 그림이 있다면 표와 그림 설명을 보고 내용을 이해하기도 전에 머릿속에 여러 가지 정보가 들어와서 뒤죽박죽이 된다. 시각 정보를 설명한 글을 읽어도 이미 머릿속이 혼란스러운 상태이기 때문에 메시지의 전달력은 떨어진다. - P184
표와 그림을 꾸미지 않는다. 보고서의 모든 표는 선 두께를 통일하고 장식적인 표현은 배제한다. 인포그래픽과 도식은 모양, 색에 일관성을 유지한다. 표와 그림은 내용을 전달하기 위한 보조 도구이므로 페이지와 조화를 이루는 데 신경 쓰고 시선을 끌기 위한 장식은 하지 않는다. 시각 자료에 그림을 삽입하는 경우가 있다. 연표를 만들 때, 시기별로 사진을 넣는다. 이때 선명하지 않은 사진은 가능하면 배제한다. 보고서에 들어가는 모든 사진은 이해를 돕기 위한 목적에 충실해야 한다. 해상도가 낮거나 흐릿한 사진은 이해를 돕기는커녕 집중력을 떨어트린다. - P184
표와 그림에는 번호를 붙이고 제목을 넣는다. 설명이 필요하면 간략하게 넣고 출처를 밝힌다. 시각정보는 제목과 설명을 포함해서 그 자체만으로 의미를 파악할 수 있도록 만든다. 집중도를 높이기 위해서 내용과 직접 관련이 없는 표, 그래프 등은 넣지 않는다. - P184
표를 만들 때, 지켜야 하는 원칙은 단순하다. 줄 간격, 선 두께, 테두리 모양을 통일하고 숫자가 많은 표는 소수점을 기준으로 정렬한다. 숫자로 이루어진 표는 칸을 구분하는 선과 적당히 여백을 둔다. 구분하는 기준이 세 개 이상인 경우에는 테두리와 음영을 적용해서 항목과 내용을 구분한다. - P185
보고서 작성자가 구조화, 구체화해야 하는 시각정보는 도식diagram과 그래프다. 개념과 사례를 글로만 설명하면 전달력이 떨어진다. 읽는 사람은 개념 또는 사례 설명에서 타당성과 효용성을 제시해야 정보로 받아들인다. 이 과정에 구조화가 필요하다. 메시지 전달력은 구조화된 자료와 도식에서 나온다. 잘 만든 도식과 그래프는 정보를 전달하는 힘이 매우 강력하다. 표에서 정확한 자료를 보여준다면 도식과 그래프는 시각적으로 메시지를 주입해서 보고서 내용을 각인시킨다. - P185
도식은 다음 세 단계를 거쳐서 구조화한다. 첫째, 데이터보다 메시지에 집중한다. 둘째, 핵심 메시지와 대조군의 메시지를 비교한다. 셋째, 비교 유형에 적합한 도식을 선택한다. - P185
표는 정량적 데이터, 즉 숫자가 중요하다. 도식은 데이터 변화와 차이, 의미 있는 증가 · 감소와 이유가 중요하다. 금액이나 비율로 표시된 숫자를 어떤 메시지로 보여줄지 고민하고 자료를 정리한다. - P185
도식에서 메시지를 강조하려면, 비교 대상이 필요하다. 일반적으로 실험결과를 도출하기 위해서 인위적으로 조건 또는 환경을 설정한 집단을 실험군이라고 하고 실험 결과가 제대로 나왔는지 판단하기 위해 조건 또는 환경을 설정하지 않은 집단을 대조군이라고 한다. - P186
도식에서 비교 대상은 실험에서 대조군과 같다. 이때 상식적으로 이해가 되는 비교 대상을 설정한다. 데이터를 조작 또는 과장했다는 의견이 나오지 않도록 타당성과 객관성이 입증된 비교대상을 설정한다. 보통은 평균치, 전년도 동기 대비, 유사한 프로젝트에서 얻은 결과 등과 비교해서 도식을 만든다. - P186
도식은 어디까지나 객관적이고 설득력있는 숫자를 효과적으로 보여주는 수단으로 활용해야 한다. 도식을 꾸미느라고 보고서에서 전달해야 하는 메시지를 잊어버리면 안 된다. 도식은 메시지를 더 쉽게 이해하도록 도와주는 수단이다. 독특한 디자인보다 많이 이용하는 형태를 선택하는 편이 바람직하다. 처음 보는 도식은 시선을 끌 수 있어도 그 도식을 해석하는 과정을 거쳐야 한다. 많이 이용하는 형태는 별도로 이해하는 과정을 거치지 않고 직관적으로 이해할 수 있다. 보고서의 도식은 요점을 강조하고 메시지를 전달하는 게 목적이다. - P186
요약은 전체 내용을 짧은 문장으로 기술하는 것이다. 보고서의 주제와 결론을 간략하게 구성해서 보고서 앞 부분 또는 섹션이 시작하는 페이지에 넣는다. 전체 내용을 요약하는 건 쉽지 않다. 긴 보고서를 요약하려고 하면 모든 내용이 중요하게 보인다. - P189
요약에도 학습이 필요하다. 신문에서 정치면 또는 사회면 돕기사를 1면에 간략하게 소개한다. 1면의 톱기사 소개가 요약이다. 논문 앞에도 요약이 나온다. 논문에서 요약을 ‘초록abstract‘이라고 한다. 신문에서 톱기사를 소개하는 글과 논문 초록을 보고 요약하는 방법을 익히면 된다. - P189
요약의 기능을 이해하면 요약을 잘 할 수 있다. 요약을 읽으면 전체 내용을 읽지 않고도 주제와 결론을 알 수 있다. - P189
보고서를 자세히 읽기 전에 사전정보를 제공해서 배경지식을 가동하게 만드는 것이 요약의 기능이다. - P189
요약문을 읽으면 대강의 내용을 알 수 있다. 보고서를 집중해서 읽을지, 훑어볼지 판단한다. 긴 보고서를 훑어보기만 하는 경영자와 관리자에게 요약은 중요하다. - P190
요약은 보고서를 끝내는 요식 행위가 아니다. 요약을 잘하면 상사는 보고서를 자세히 읽는다. 보고서에는 아이디어, 업무 진행 과정, 문제 해결, 분석, 결과 등이 있다. 형식적으로 요약하면 중대 사안을 제대로 전달할 수 없다. 이로 인해서 업무에서 손실을 볼 수 있다. 요약만 읽어도 내용을 파악하도록 정리하고 전체 내용을 읽고 싶게 만들어야 한다. - P190
보고서를 읽게 만드는 요약은 주요 내용의 흐름, 즉 맥락에 따라 정리한 글이다. 내용 중에 정상적인 의식의 흐름에서 벗어난 부분이 나오면 이 부분을 요약에서 짚어준다. 그러면 의식의 흐름으로 들어온다. - P190
나는 보고서를 쓰면서 키워드, 핵심 문장을 따로 적어둔다. 계획대로 진행한 부분에서 전달할 내용, 문제가 발생한 공정과 해결 방법, 성과 분석과 결과, 부문별 담당자 의견을 정리한다. 여러 부서 담당자의 보고서를 취합해서 정리할 때는 각 부서 담당자에게 꼭 전달해야 하는 내용을 표시해 달라고 요청한다. 모두가 알고 있는 내용, 당연한 결과는 요약에 넣지 않는다. 보고서를 읽는 사람들에게 메시지가 잘 드러나게 구성하는 데 초점을 맞춘다. - P190
|