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25분 회의 - 간결하고 효과적인 회의의 힘
도나 맥조지 지음, 이정미 옮김 / 미래의창 / 2020년 2월
평점 :
절판
하루에도 몇 번씩 소집되는 회의 때문에 업무에 지장을 초래해 본 경험 회사원이라면 누구나 있을 것이다. 물론 유익한 회의도 있지만, 회의 시간에 안건과 상관없는 얘기에 시간은 버리고 주제는 산으로 가기도 쉽다. 만약 회의 시간에 종종 이런 경우가 발생한다면, 참석자들의 참여도와 태도 또한 점점 집중하기 어려워진다. 그렇다고 회의를 진행하지 않을 수도 없는 터, 저자는 <25분 회의>에서 우리에게 소중한 자원인 시간을 가치있게, 그리고 25분이라는 시간 동안 회의를 간결하면서도 효율적으로 진행할 수 있는 방법을 소개한다.
회의 역할표를 구분해서 의사 결정권자, 본 안건의 업무처리에 가장 적합한 사람, 이를 알아야 할 사람, 회의 결과를 실행에 옮겨야 할 사람을 정하고, 의제 항목에 따라 어떻게 수행해야 할지 일목요연하게 설명해 준다. 또한 진행된 회의를 평가하여 회의 목적에 맞게 의제를 달성하기 위한 진행 절차까지 재점검해야 비로소 회의가 의미 있는 결과를 도출할 수 있음을 보여준다.
회의는 먼저 참석자들이 개인의 능력을 발휘하고, 적극적으로 참여할 수 있는 편안한 분위기를 조성해야 한다. 그리고 실질적인 업무에 보탬이 되고 성과를 올리기 위해 효율적으로 회의를 활용해야 한다. 마지막으로 회의에서 진행된 해결책과 업무에 따르는 책임과 임무를 끝까지 수행해야 하는 것이다.
저자가 제시한 25분 회의를 진행하는 KEY POINT를 따라 하면, 효율성 없던 회의도 서서히 변해가지 않을까 싶다 특히 관리자들이 숙지해서 직원들이 업무시간 내에 업무를 마무리할 수 있는 여건을 조성해 주어야 한다.
우선, 성공적인 회의를 진행하기 위해서는 진행자가 회의에 대해 정확하게 파악하고 있어야 한다. 회의의 목적은 무엇인지, 회의에 누가 참석해야 하는지, 회의 결과를 위해 어떠한 진행 절차를 따라야 하는지 선 숙지해야 한다.
다음으로, 명확한 회의 규칙을 세워서 회의를 제대로 시작할 준비가 되었음을 알려야 한다. 참석자 전원에게 회의의 핵심 의제를 미리 전달하여 사전에 회의를 준비할 시간을 준다. 그리고 회의 시작 시간을 명확하게 밝히고, 무슨 일이 있더라도 정해진 시간에 회의를 진행한다. 만약 참석자가 늦었다면 앞서 진행된 내용에 대해 보충 설명하지 않고 진행하거나, 회의에 참석하지 못하도록 한다. 회의 참석자로 연락하였으나 참석하지 않은 이들에게는 회의 진행 결과에 대한 발언권은 없는 것으로 한다. 또한 회의 중에는 노트북이나 휴대폰 사용을 금지하거나 제한하여 집중도를 높여야 한다.
마지막으로 참석자 전원이 회의에 적극적으로 참여할 수 있는 분위기를 조성해야 한다. 참여도를 높이기 위해 회의 초반에 친밀감을 쌓을 수 있는 시간을 만들고, 효율적인 진행하기 위해 관찰, 집중, 실행 모델을 사용한다. 회의가 종료되면 후속 조치에 대한 합의를 이루고 회의 결과를 기록하여 참석자 전원에게 공유해 준다.
산으로 가는 회의나 타부서 주최하에 회의에 입회하게 되면, 입을 닫거나 딴짓하는 이들을 종종 볼 수 있다. 이는 회의가 자신에게 그만큼 중요하지 않기 때문이라는 사실을 저자는 강조한다. <25분 회의>에서 강조하듯이 회의는 회의에 꼭 필요한 소수만, 그리고 이들이 사전에 공유하여 자신의 역할에 대해 인지하고 회의에 참석할 때 비로소 의미 있는 회의 결과가 나올 수 있음을 다시 짚어보는 시간이었다.